У цій фазі впровадження розробляється Регламент – процедурна документація для організації процесів роботи з ІСУП.

Регламент проходить перевірку на реальних проєктах Замовника, тобто управління проєктами ведеться відповідно до розробленого Регламенту, одночасно визначається необхідність і достатність описаних процесів та інструментів. Після чого до Регламенту вносяться необхідні коригування.

Регламент створюється у вигляді робочих процесів Microsoft Project і вбудовується до ІСУП. Оскільки бізнес-процеси управління проєктами знаходяться не в окремих документах, а безпосередньо в ІСУП, користувачі виконують їх у певній послідовності, отримують інструкції з виконання процесів тут же в інтерфейсі ІСУП, мають доступ до всіх потрібних шаблонів документів за прямими посиланнями, а також швидко знаходять можливості для поліпшення процесів.

Приклад подання Робочого Процесу в ІСУП Microsoft Project

Приклад подання Робочого Процесу в ІСУП Microsoft Project

Як додатковий компонент, для ключових співробітників замовника проводиться короткий тренінг з управління проєктами за допомогою створеного Регламенту.

Результати роботи на даному етапі:

  • Визначено поняття завдання (ініціативи, що не є проєктом), проєкту, програми проєктів та портфеля проєктів. Встановлено чіткі критерії та рамки. Створено та налагоджено механізм класифікації.
  • Створено процедуру ініціації (запуску) проєктів, описано ролі ініціатора та замовника проєкту, розроблено механізм послідовного розрахунку, уточнення та зміни бюджету проєкту.
  • Описана роль керівника проєкту, його повноваження і відповідальність. Створена процедура вибору керівника проєкту.
  • Формалізовані інші ролі учасників проєктів, тобто розділені функції, обов’язки та відповідальність між співробітниками, розподілено робоче навантаження. Мотиваційні винагороди команд прив’язані до результатів проєктів.
  • Визначено процеси управління та реалізації проєктів. Дані процеси та ролі, описані вище, оформляються у вигляді Діаграми роботи з ІСУП. Приклад діаграми наведено нижче на малюнку.
  • Створено Пакет проєктних шаблонів, що включає класифікатор проєктів, устав, базові плани, журнали змін і проблем, реєстр ризиків, запити на зміни та інші необхідні документи, які потрібні Замовнику для управління проєктами.
  • Створено процедуру визначення необхідності змін, узгодження необхідних змін, відстеження їх протягом проєкту та аналізу на стадії завершення.
  • Налаштовані точки інформування зацікавлених сторін.
  • Бізнес-процес управління проєктами вбудований в систему Project Online.

За допомогою Регламенту вся робота з ІСУП ділиться на елементарні блоки, тобто на кожному певному етапі управління проєктом, кожна певна роль виконує певний процес з використанням певних інструментів. Це створює основу для проведення змін і поліпшень ІСУП та самого Регламенту.

Наприклад, якщо регулярно виникають збої при оповіщенні учасників проєктів після внесення змін в проєкти, то потрібно налаштувати всього один інструмент, виправити всього один процес, або навчити всього одну роль, після чого якість системи в цілому покращиться.

Тривалість етапу – 20 робочих днів.

Відповідальність Виконавця: Надати бізнес-аналітика, консультанта з бізнес-процесів і програміста для конфігурації та налаштування системи. Надати інструменти та напрацювання для розробки бізнес-процесів.

Відповідальність Замовника: Призначити співробітника, відповідального за ІСУП. Забезпечити доступ до інформації, необхідної для розробки регламентів.

Приклад Діаграми роботи з ІСУП

Приклад Діаграми роботи з ІСУП