На даному етапі буде розроблена наочна звітність, налаштований її автоматичний випуск і впроваджено регулярне використання. Роботи включають:

  • Аналіз наявної звітності Замовника у сфері управління проєктами;
  • Визначення вимог до звітності та інформації щодо окремих проєктів і портфелю проєктів загалом;
  • Розробка та впровадження алгоритму збору та внесення вихідних даних для побудови звітності;
  • Налаштування в ІСУП Project Online функцій побудови звітності та протоколів передачі даних у звітні та BI системи;
  • Налаштування звітів, що вивантажуються в форматі Excel, як заміна наявних звітів Замовника;
  • Налаштування звітів, створюваних автоматично у форматі Power BI, як розширення можливостей і наочності звітів Замовника;
  • Навчання фахівців Замовника самостійному налаштуванню звітів у форматах Excel і Power BI.
Фахівці Замовника, що займаються системним і бізнес адмініструванням наявної ІСУП Project Server, повинні бути присутніми при роботах і знайомитися з особливостями системних і бізнес налаштувань програмно-апаратного комплексу відповідно до вимог до реалізації звітності з управління проєктами.

Фахівці Замовника, які беруть участь в проєктах, будуть вносити у свої проєкти вихідні дані для побудови звітності, а також пройдуть навчання по самостійному налаштуванню звітів в ІСУП.

Приклад форми звітності про стан виконання проєкту

Приклад форми звітності про стан виконання проєкту

Звітність буде заснована на загальноприйнятому методі освоєного обсягу, який довів свою простоту, наочність і точність у визначенні поточного і прогнозованого статусу проєктів, включаючи:

  • Наочні діаграми планованого і фактичного ходу робіт від 0% до 100% з прив’язкою до дат;
  • Песимістичний та оптимістичний прогнози завершення робіт проєкту;
  • Динаміку відставання або випередження;
  • Показники (KPI) проєктів.

Результати роботи:

  • Налаштовані шаблони звітів, що вивантажуються у форматі Excel. Шаблони доступні користувачам ІСУП в папці звіти PWA. Користувачі, відповідно до прав доступу, можуть самостійно вивантажувати звіти за своїми проєктами або за всім портфелем проєктів, використовуючи налаштовані шаблони.
  • Налаштовані шаблони звітів, створюваних автоматично у форматі Power BI. Шаблони доступні користувачам ІСУП в папці Звіти PWA (у вигляді файлів Power BI Desktop). Користувачі, відповідно до прав доступу, можуть самостійно переглядати звітність за проєктами, використовуючи програмне забезпечення Power BI Desktop або переходячи за посиланням в браузері.
  • Для зацікавлених сторін налаштовані функції моніторингу результатів проєктів та контроль проєктів.
  • До документів, регламентів та робочих процесів ІСУП внесені зміни, що відображають алгоритм внесення вихідних і фактичних даних за проєктами для формування звітності.
  • Співробітники Замовника пройшли навчання з використання і самостійного налаштування звітів Excel і Power BI.
  • Створено проєктний офіс для управління та моніторингу ходу проєктів, що здійснює контроль актуальних статусів та синхронізацію в рамках програм проєктів.
Тривалість етапу – 25 робочих днів.

Відповідальність Виконавця: Надати бізнес-аналітика і програміста звітів. Надати інструменти та напрацювання для розробки та програмування звітів Замовника.

Відповідальність Замовника: Призначити керівника Офісу УП. Надати вимоги до звітності по проєктах. Погоджувати та давати зауваження до створених шаблонів і форм звітності. Провести тестування створених звітів.