Ідеальним варіантом впровадження системи управління проєктами є впровадження «під ключ». У цьому випадку досить швидко створюється повноцінний програмно-методологічний комплекс, що дозволяє ефективно управляти всім портфелем проєктів компанії. Проте буває так, що компанія не готова впроваджувати повнофункціональну систему управління проєктами. Причини тому, наприклад:
  • Відсутність необхідного бюджету для повного впровадження.
  • Нерозуміння доцільності впровадження системи управління проєктами.
  • Дуже високий ступінь завантаженості співробітників, необхідних для впровадження системи.
  • Неприйняття змін співробітниками організації.
  • Бажання виростити систему спокійно, без поспіху, отримуючи відчутний результат на кожному етапі впровадження.
  • Бажання перевірити професіоналізм консультантів, перш ніж довіряти їм повний обсяг робіт по впровадженню.

Експертами команди «PMDoc» розроблено унікальний комплекс заходів щодо впровадження системи управління проєктами, що складається з 8 результатів. Кожен результат створюється окремо, досить швидко і коштує відносно недорого, але відразу після створення починає працювати на Замовника.

Замовник може припинити або призупинити впровадження на будь-якому з результатів, при цьому вже створені результати продовжуватимуть працювати. Після реалізації всіх 8 результатів Замовник отримує повноцінний програмно-методологічний комплекс для управління всім портфелем проєктів.

Переваги

  • Кожен результат являє собою завершений обсяг робіт. Це дає можливість, в разі необхідності, призупинити впровадження і водночас отримати відчутний ефект від вже впроваджених результатів.
  • Впровадження ґрунтується на методології управління проєктами та разом з тим, гнучко підлаштовується під індивідуальні потреби організації.
  • Послуга є модульною. Це означає, що Замовник може вибрати не все, а тільки необхідні йому результати.
  • Підхід дозволяє створити план фінансування проєкту впровадження враховуючи всі фінансові можливості організації.
  • Можливість поступово змінювати сформовані підходи до управління проєктами, у міру прийняття результатів співробітниками компанії.

Перелік результатів

Результат 1. Програмний комплекс ІСУП
Результат 2. Регламент управління проєктами
Результат 3. Функція планування проєктів
Результат 4. Дашборди та звітність
Результат 5. Портфельне та програмне управління
Результат 6. Управління ризиками портфеля проєктів
Результат 7. Мультиресурсне управління
Результат 8. Управління знаннями

Методика впровадження

Для реалізації даного підходу використовується наступний План дій:

  1. Призначити Власників Продукту від Замовника
    • Замовник мусить вибрати одного (або двох) своїх співробітників на роль Власника Продукту створюваної ІСУП.
    • Власник Продукту повинен володіти баченням того, що потрібно організації, як підрозділи Замовника керують проєктами, які цілі стоять перед проєктами.
  2. Створити Команду проєкту з фахівців Замовника і Виконавця
    • Члени команди проєкту повинні володіти навичками та знаннями, потрібними для того, щоб ІСУП заробила і приносила користь Замовнику.
    • Для збору та обміну знаннями будуть організовані декілька навчальних нарад, на яких:
    – Фахівці Замовника навчать фахівців Виконавця, як побудована поточна модель управління проєктами в організації.
    – Фахівці Виконавця, своєю чергою, навчать фахівців Замовника, як використовувати та розвивати ІСУП.
  3. Призначити Керівника Проєкту з боку Виконавця
    • З боку Виконавця буде призначений Керівник Проєкту.
    • Керівник Проєкту планує і контролює виконання проєкту, забезпечує проведення всіх необхідних зустрічей і допомагає команді усувати перешкоди в роботі й підтримувати необхідний темп роботи.
  4. Скласти список вимог до ІСУП у форматі беклогу
    Беклог – це список всіх функцій ІСУП, відсортованих в залежності від їх цінності для Замовника.
    • Перелік можна доповнювати, змінювати, а також змінювати черговість функцій в ньому. При необхідності деякі функції можна реалізовувати паралельно.
    • Власник Продукту повинен приймати рішення щодо пріоритетності завдань, з урахуванням вимог і побажань користувачів ІСУП.
  5. Поетапно реалізовувати завдання проєкту спільною Командою
    • Приступити до реалізації завдань силами об’єднаної команди проєкту впровадження.
    • З періодичністю 2-4 тижні необхідно переглядати Беклог (пріоритети функцій, зміна списку та інше).
    • Наприкінці кожного 2-тижневого періоду Команда демонструє виконані частини ІСУП. Це може бути готовий модуль або окрема функція, головне, щоб цей результат відразу починав працювати та приносити користь Замовнику.
  6. Регулярно уточнювати пріоритетність і можливість здійснення функцій у Беклозі
    • Команда розглядає кожну функцію з Беклогу як завдання, щоб визначити наступне::
    – Чи можливо взагалі здійснити завдання, чи достатньо інформації, щоб виконати завдання?
    – Чи можна оцінити ресурси потрібні для виконання завдання?
    – Які критерії готовності завдання?
    – Чи є можливість продемонструвати результат виконання кожного завдання?