Документирование проектов в соответствии с PMBOK#7

Вы уже успели прочитать новый PMBOK? Как я и предполагал, описаний документов там практически нет. В отличие от 6-й версии, PMBOK#7 основан на принципах. Описание процессов и документов осталось в прошлом. PMI даже не удалил старую версию из загрузки, чтобы описание документов и процессов мы могли взять из PMBOK#6.

В новом PMBOK для обозначения документов используется понятие артефакт — «артефакт может быть шаблоном, документом, выходом или поставляемым результатом проекта» (здесь и далее курсивом выделены цитаты из PMBOK). В старом под этим понятием скрывались «процессы управления проектом, входы, инструменты, методы, выходы, ФСП и АПО«. Близкие определения, но всё же разные. Новое определение намеренно вынесено в глоссарий; созданы специальные таблицы, указывающие, в каком домене какой артефакт используется; и самое главное — введена отдельная глава, описывающая артефакты — 4.6 «Общепринятые артефакты» на странице 184.

Как указано в PMBOK#7, «Многие документы или поставляемые результаты не описаны здесь, потому что они:
(a) несколько шаблонны, например обновления;
(б) применяются только в конкретных отраслях; или
(в) являются результатом использования конкретного метода для их создания.
В данном разделе не рассказывается, как разрабатывать или создавать артефакты. Здесь представлены высокоуровневые описания артефактов. Ожидается, что руководители или члены команды проекта адаптируют применение этих артефактов к потребностям конкретного проекта.
«

Вот давайте и выполним эти ожидания и подберём шаблон ОСУП под каждый артефакт, а в случае отсутствия такового — хорошее описание на внешнем источнике.

Примечание: В первой редакции заметки, не для всех артефактов я смог найти хорошие описания. Если вы знаете, где взять их или знаете описания лучше моих — напишите мне на anatolii@savin.pm — я добавлю их в заметку.

PMI выделил следующие общепринятые артефакты:

  1. Артефакты стратегии
  2. Журналы и реестры
  3. Планы
  4. Иерархические диаграммы
  5. Базовые планы
  6. Визуальные данные и информация
  7. Отчёты
  8. Соглашения и договоры
  9. Прочие артефакты

Артефакты стратегии

Документы, созданные до или в начале проекта, которые включают в себя информацию о стратегии, бизнесе или высокоуровневую информацию по проекту. Артефакты стратегии разрабатываются в начале проекта и обычно не меняются, хотя и могут быть пересмотрены на любом этапе проекта.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
Бизнес-кейс (Business case)ПМБОК 1.2.6.1 «Бизнес-кейс»
Канва бизнес-модели (Business model canvas)Канва бизнес-модели
Резюме проекта (Project brief)Project Brief
Устав проекта (Project charter)ПМБОК 4.1.3.1 «Устав проекта»
Описание видения проекта (Project vision statement)A Guide to Writing the Perfect Vision Statement (with Examples)
Дорожная карта (Roadmap)Технологическая дорожная карта
Таблица 1. Артефакты стратегии

Журналы и реестры

Журналы и реестры используются для документирования постоянно меняющихся аспектов проекта. Они обновляются на протяжении всего проекта. Термины «журнал» и «реестр» иногда могут быть взаимозаменяемыми. Довольно часто под терминами «реестр рисков» и «журнал рисков» подразумевается один и тот же артефакт.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
Журнал допущений (Assumption log)ПМБОК 4.1.3.2 «Журнал допущений и ограничений»
Бэклог (Backlog)Program and Solution Backlogs
Журнал изменений (Change log)ПМБОК 4.6.3.3 «Журнал изменений»
Журнал проблем (Issue log)ПМБОК 4.3.3.3 «Журнал проблем»
Реестр извлечённых уроков (Lessons learned register)ПМБОК 4.4.3.1 «Реестр извлечённых уроков»
Бэклог с поправками на риск (Risk-adjusted backlog)Creating a Risk-Adjusted Backlog
Реестр рисков (Risk register)ПМБОК 11.2.3.1 «Реестр рисков»
Реестр заинтересованных сторон (Stakeholder register)ПМБОК 13.1.3.1 «Реестр заинтересованных сторон»
Таблица 2. Журналы и реестры

Планы

План — это предлагаемое средство достижения некоторой цели. Команды разрабатывают планы по отдельным аспектам проекта и (или) объединяют всю эту информацию в общий план управления проектом. Планы обычно представляют собой письменные документы, но также могут быть изображены на визуальной или виртуальной доске.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
План управления изменениями (Change control plan)ПМБОК 4.6.1.1 «План управления изменениями»
План управления коммуникациями (Communications management plan)ПМБОК 10.1.3.1 «План управления коммуникациями»
План управления стоимостью (Cost management plan)ПМБОК 7.1.3.1 «План управления стоимостью»
План итерации (Iteration plan)Iteration Planning
План управления закупками (Procurement management plan)ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
План управления проектом (Project management plan)ПМБОК 4.2.3.1 «План управления проектом»
План управления качеством (Quality management plan)ПМБОК 8.1.3.1 «План управления качеством»
План релиза (Release plan)ReleasePlan и Plan the Release
План управления требованиями (Requirements management plan)ПМБОК 5.1.3.2 «План управления требованиями»
План управления ресурсами (Resource management plan)ПМБОК 9.1.3.1 «План управления ресурсами»
План управления рисками (Risk management plan)ПМБОК 11.1.3.1 «План управления рисками»
План управления содержанием (Scope management plan)ПМБОК 5.1.3.1 «План управления содержанием»
План управления расписанием (Schedule management plan)ПМБОК 6.1.3.1 «План управления расписанием»
План вовлечения заинтересованных сторон (Stakeholder engagement plan)ПМБОК 13.2.3.1 «План вовлечения заинтересованных сторон»
План тестирования (Test plan)Test plan
Таблица 3. Планы

Иерархические диаграммы

Иерархические диаграммы начинаются с высокоуровневой информации, которая постепенно, по мере понижения уровня декомпозируется с повышением уровня детализации. Информация на более высоких уровнях охватывает всю информацию на более низких или подчинённых уровнях. Иерархические диаграммы зачастую последовательно уточняются за счёт включения более подробных данных по мере появления новой информации о проекте.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
Организационная иерархическая структура (Organizational breakdown structure, OBS)Раздел 7 в ПМБОК 9.1.3.1 «План управления ресурсами» или ОУП-ОД-OBS «Организационная структура»
Иерархическая структура продукта (Product breakdown structure, PBS)Product breakdown structure
Иерархическая структура ресурсов (Resource breakdown structure)ПМБОК 9.2.3.3 «Иерархическая структура ресурсов»
Иерархическая структура рисков (Risk breakdown structure)Раздел 8 в ПМБОК 11.1.3.1 «План управления рисками»
Иерархическая структура работ (Work breakdown structure, WBS)Раздел 5 в ПМБОК 5.4.3.1 «Базовый план по содержанию» или ISO21500-3SCP3 «Иерархическая структура работ»
Таблица 4. Иерархические диаграммы

Базовые планы

Базовый план — это одобренная версия продукта или плана работ. Для выявления отклонений реальное исполнение сравнивается с базовым планом.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6
Бюджет (Budget)ПМБОК 7.3.3.1 «Базовый план по стоимости» или ISO21500-6CST2 «Бюджет»
Расписание контрольных событий (Milestone schedule)Разделы «Диаграмма контрольных событий» в ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта» или «Список контрольных событий» в ПМБОК 6.5.3.3 «Данные расписания»
Базовый план исполнения (Performance measurement baseline)ПМБОК 7.4.1.1 «Базовый план исполнения»
Расписание проекта (Project schedule)ПМБОК 6.5.3.1 «Базовое расписание» или ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта»
Базовый план по содержанию (Scope baseline)ПМБОК 5.4.3.1 «Базовый план по содержанию»
Таблица 5. Базовые планы

Визуальные данные и информация

Визуальные данные и информация — это артефакты, которые служат для организации и представления данных и информации в визуальной форме, например схемы, графики, матрицы и диаграммы. Визуализация данных упрощает их понимание и преобразование в информацию. Визуальные артефакты часто создаются после сбора и анализа данных. Эти артефакты могут помочь в принятии решений и приоритизации.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
Диаграмма сходства (Affinity diagram)Affinity diagram
Диаграмма сгорания/выгорания (Burndown/burnup chart)Диаграмма сгорания задач
Диаграмма причинно-следственных связей (Cause-and-effect diagram)Диаграмма Исикавы
Диаграмма суммарного потока (Cumulative flow diagram, CFD)Cumulative flow diagram
Диаграмма времени цикла (Cycle time chart)Cycle Time Analysis
Информационные панели (Dashboards)Панель индикаторов
Блок-схема (Flowchart)Блок-схема
Диаграмма Ганта (Gantt chart)Раздел «Линейчатая диаграмма» в ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта»
Гистограмма (Histogram)Гистограмма
Информационная доска (Information radiator)Visual Controls and Information Radiators
Диаграмма времени выполнения (Lead time chart)Lead Time and Cycle Time widgets
Матрица приоритизации (Prioritization matrix)Priority Matrix
Диаграмма сети расписания проекта (Project schedule network diagram)Раздел «Диаграмма сети расписания проекта» в ПМБОК 6.5.3.2 «Расписание проекта»
Матрица отслеживания требований (Requirements traceability matrix)ПМБОК 5.2.3.2 «Матрица отслеживания требований»
Матрица ответственности (Responsibility assignment matrix, RAM)Раздел 6 в ПМБОК 9.1.3.1 «План управления ресурсами» или СУДП-КМН-08 «Матрица ответственности»
Диаграмма разброса (Scatter diagram)Диаграмма рассеяния
S-кривая (S-curve)Раздел 4 в ПМБОК 7.3.3.1 «Базовый план по стоимости»
Матрица оценки уровня вовлечения заинтересованных сторон (Stakeholder engagement assessment matrix)Раздел «Стратегия вовлечения» в ПМБОК 13.1.3.1 «Реестр заинтересованных сторон»
Карта историй (Story map)Story Maps
График производительности (Throughput chart)Monitoring performance against the baseline
Сценарий использования (Use case)Сценарий использования
Карта потока ценности (Value stream map)Value-stream mapping
График скорости (Velocity chart)Beyond backlogs and burndowns
Таблица 6. Визуальные данные и информация

Отчёты

Отчёты — это формальные записи или свод информации. Отчёты доводят необходимую информацию (как правило, в форме резюме) до сведения заинтересованных сторон. Зачастую отчёты выдаются заинтересованным сторонам, которых интересует статус проекта, например спонсорам, владельцам бизнеса или ОУП.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6
Отчёт о качестве (Quality report)ПМБОК 8.2.3.1 «Отчёт о качестве»
Отчёт по рискам (Risk report)ПМБОК 11.2.3.2 «Отчёт по рискам»
Отчёт о статусе (Status report)ПМБОК 4.5.3.1 «Отчёт об исполнении работ»
Таблица 7. Отчёты

Соглашения и договоры

Соглашение — это любой документ или метод коммуникаций, определяющий первоначальные намерения сторон. Соглашения в рамках проектов принимают форму договоров или другие установленные формы. Договор — это обоюдное соглашение, обязывающее продавца предоставить определённый продукт, услугу или результат, а покупателя — оплатить его. Существуют разные типы договоров, некоторые из которых подпадают под категорию договоров с фиксированной ценой или с возмещением затрат.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
Договоры с фиксированной ценой (Fixed-price contracts, FPP, FPIF, FP-EPA)Раздел 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение» и Раздел 6 в ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
Договоры с возмещением затрат (Cost-reimbursable contracts, CPAF, CPFF, CPIF)Раздел 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение» и Раздел 6 в ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
Договор «время и материалы» (Time and materials, T&M)Раздел 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение» и Раздел 6 в ПМБОК 12.1.3.1 «План управления закупками»
Неопределённая поставка неопределённого количества (Indefinite delivery indefinite quantity, IDIQ)IDIQ
Прочие соглашения (Other agreements, MOU, MOA, SLA, BOA)Раздел 1 в ПМБОК 12.2.3.2 «Соглашение»
Таблица 8. Соглашения и договоры

Прочие артефакты

Документы и поставляемые результаты, описанные в данном разделе, не подпадают под определённую категорию; однако это важные артефакты, которые применяются в самых различных целях.

Артефакт PMBOK#7Шаблон ОСУП#6Внешний линк
Список операций (Activity list)Раздел «Список операций» в ПМБОК 6.5.3.3 «Данные расписания» или ISO21500-3SCP5 «Список операций»
Документация по предложениям (Bid documents):
— запрос информации (Request for information, RFI)
— запрос расценок (Request for quotation, RFQ)
— запрос предложений (Request for proposal, RFP)
ПМБОК 12.1.3.3 «Документация по предложениям»
Метрики (Metrics)ПМБОК 8.1.3.2 «Метрики качества»
Календарь проекта (Project calendar)ПМБОК 6.5.3.4 «Календарь проекта»
Документация по требованиям (Requirements documentation)ПМБОК 5.2.3.1 «Документация по требованиям»
Устав команды проекта (Project team charter)ПМБОК 9.1.3.2 «Устав команды»
Пользовательская история (User story)Пользовательские истории
Таблица 9. Прочие артефакты

Вывод

Из 77 артефактов (читай «документов») в ОСУП.Комплекте есть 48. Больше половины, а точнее 62%. Хуже всего дела с разделом «Визуальные данные и информация». Там есть всего 6 из 23 шаблонов.

Ну, что ж… Можем считать эту заметку техническим заданием на разработку и началом разработки ОСУП.Комплект.v7.

0 ответы

Оставить ответ

Хотите присоединиться к дискуссии?
Не стесняйтесь вносить свой вклад!

Добавить комментарий