Что такое аудит проекта?

Аудит проекта – это формальный обзор проекта, предназначенный для оценки степени соблюдения стандартов управления проектами. Аудит проекта устанавливает, что управление проектом соответствует стандартам, оценивая, соответствует ли оно политике, процессам и процедурам организации. Аудит выявляет пробелы, с целью внесения необходимых улучшений.

Если проекту не удаётся успешно пройти аудит, это не обязательно означает, что руководитель проекта или команда виноваты. Возможно, стандарты управления проектами недостаточно масштабируемы и адаптированы к потребностям проекта или организации? Может быть причина, приведшая к отрицательному результату – это недостаток обучения или взаимодействия? По сути, аудит проектов редко бывает положительным и часто вызывает споры и несогласие участников, но при правильном проведении аудит предоставляет беспрецедентные возможности для извлечения уроков из ошибок и выявленных важных проблем, которые неизбежно приведут к провалу проекта.

Цели аудита

1. Гарантия качества услуг и продуктов.
Аудит проекта – это первый шаг к выполнению будущих гарантийных обязательств. Аудит оценивает жизненный цикл проекта, анализируя результаты, полученные на различных этапах вплоть до завершения проекта. Оцениваются возможности проверки и демонстрации результатов на каждом этапе. Кроме того, оцениваются, способы получения обратной связи от заказчиков и пользователей, и процесс обработки этой обратной связи.

2. Проверка качества управления задачами
Аудит проекта определяет, соответствует ли управление проектом требованиям политик, процедур и процессов организации. Кроме того, аудит определяем места, в которых можно будет провести необходимые улучшения.

3. Выявление рисков проекта
Аудит помогает выявить факторы риска, которые могут повлиять на содержание, качество, ресурсы, срок и бюджет проекта.

4. Повышение эффективности
Отслеживание различных фаз жизненного цикла управления проектами может помочь повысить эффективность команды. Аудит позволяет определить предупреждающие и корректирующие действия и помочь команде предотвратить проблемы, которые могут возникнуть в будущем.

5. Обучение
С помощью процесса аудита можно извлечь уроки из полученного опыта и отзывов. Таким образом, команда обучается на собственных ошибках, но до момента, когда уже поздно их исправлять.

Что проверяется?

  1. Аудит документации проекта:
    • Соответствие масштабу проекта
    • Состав документов
    • Полнота документации согласно правилам организации
    • Взаимосвязь / не противоречие документации
  2. Аудит планирования. Грамотность планирования согласно используемой методологии и инструментария. Равномерность выполнения задач, загрузки ресурсов, денежного потока.
  3. Обзор переходов от этапа к этапу. Без чего нельзя начать этап, без чего нельзя его закончить? Как это контролируется?
  4. Аудит отчётности и производительности. Определение функций и операций, связанных с оценкой исполнения проекта и совершением действий для поддержания соответствующего исполнения.
  5. Аудит рисков. Реестр рисков должен соответствовать шаблону и стандарту управления рисками организации, и её аппетиту к рискам. Но главное – это риски, которые не были включены в реестр, выявленные благодаря опыту аудитора и обсуждениям с командой проекта.
  6. Аудит управления изменениями. Анализ процесса модификации проектных документов, результатов и/или базовых планов, а также процесса одобрения/отклонение изменений.

Как проводится аудит?

Процесс проведения аудита, обычно состоит из следующих этапов:

  1. Изучение политик организации. До начала аудита аудиторы рассматривают политики, процедуры и инструментарий организации в области управления проектами. Могут быть запрошены такие документы как:
    • Структура управления проектами;
    • Методология управления проектами;
    • Политики и процедуры, относящиеся к обеспечению качества;
    • Описание информационной системы управления проектами.
  2. Письмо-объявление. Первым шагом является уведомление руководителя и участников проекта о намерении провести аудит и о предлагаемых сроках. В зависит от организации, это сначала можно сообщить неофициально устным или электронным способом, а затем отправить официальное письмо или формальный документ. Если сроки и трудозатраты на аудит могут негативно повлиять на проект, руководитель проекта должен быть готов объяснить причину и предложить альтернативные сроки. Письмо-объявление содержит ключевую информацию для руководителя и команды проекта: цели аудита, содержание и состав аудиторской команды.
  3. Запросы документации. Перед выездом на место, аудиторы запрашивают документацию. Руководитель проекта должен быть готов ответить на такие запросы или делегировать их своим сотрудникам. Как правило, документы должны иметь титульную страницу с указанием владельца документа, номера редакции и истории, а также подписания / принятия. Но, в зависимости от политики документооборота организации, документы могут быть в формате электронных писем, электронных таблиц, скриншотов из информационной системы управления проектами и дашбордов и в другом виде. Состав документов зависит от стандарта управления проектами в организации, но обычно запрашиваемые документы включают:
    • Экономическое обоснование
    • Устав проекта
    • Организационную структуру и матрицу ответственности
    • Реестр стейкхолдеров и План коммуникаций
    • Реестр рисков и Планы реагирования на риски
    • Описание содержания и фазы проекта
    • Расписание проекта
    • Комплексный план проекта
    • Отчёты о статусе проекта
    • Протоколы заседаний по статусу проекта / планы действий
    • План обеспечения качества
    • Отчёты о качестве проекта
    • Журналы проблем
  4. Стартовое совещание. Стартовое совещание обычно проводится для объяснения целей, процесса и сроков аудита. Это позволяет руководителю и команде проекта задать вопросы и позволяет всем сторонам встретиться лицом к лицу. Обсуждаются конкретные области, которые будут изучены, а также используемые стандарты и критерии. Также организовываются периодические встречи между руководителем проекта и ведущим аудитором. Это позволяет обеим сторонам обсуждать то, что выявили аудиторы, а руководителю проекта, при необходимости, представить свою точку зрения.
  5. Формы самооценки. Частью процесса аудита являются контрольные самооценки. Этот подход использует анкеты для получения данных о средствах контроля, рисках и процессах. Анкеты заполняются участниками и заинтересованными сторонами проекта, но не аудиторами. Ответы собираются аудиторами и используются для сбора и анализа информации.
  6. «Полевые работы». Работа на местах, выполняемая аудиторской командой, обычно состоит из посещения собраний, наблюдений, изучения и оценки документации, а также документирования доказательств в рабочих документах. Выводы и обнаруженные проблемы должны быть задокументированы с доказательствами, которые должны быть ясными, убедительными, полными, точными, объективными и краткими. Результаты интервьюирования и опросов сравниваются с документацией и наблюдениями. Большая часть времени «полевых работ» проводится в местах исполнения проекта, и часто длится две-три недели, хотя это зависит от объёма и сложности аудита. Опрос заинтересованных сторон проекта с использованием структурированных методов лично или по телефону является частью работы на местах. Обычно проводятся индивидуальные, а не групповые интервью. Это защищает конфиденциальность интервьюируемого и снижает давление, которое респонденты могут испытывать в групповой ситуации.
  7. Аудиторский отчёт. Черновик отчёта с выводами и рекомендациями, а также заключение, составляют основу аудиторского отчёта, описывающего проблемы и дающего рекомендации по корректирующим действиям, чтобы предотвратить их повторение в будущем. Когда аудитор выявляет то, что, по его мнению, является открытием, он обычно обсуждает это с руководителем проекта. Для этого есть две причины: аудитор хочет убедиться в точности заключения, а также задокументировать ответ менеджера проекта, а руководитель проекта должен определить, имеет ли аудитор полную картину, а если нет, то быть готовым предоставить доказательства, подтверждающие его позицию.
    Формат аудиторского отчёта различается, хотя есть некоторые общие черты. В аудиторском отчёте должно быть краткое изложение аудиторского мнения или рекомендации. Самая трудная для написания часть отчёта, и то, что спонсор проекта и руководство организации, скорее всего, запомнят – это аудиторское заключение.
  8. Заключительная презентация. Заключительная презентация позволяет участникам обсудить наиболее важные результаты аудита и следующие шаги. Руководству проекта предлагается представить свой ответ и план действий по черновой версии отчёта. Этот ответ и планом действий затем передаётся в виде окончательного отчёта.
  9. План действий и последующие шаги. Для каждого вывода в отчёте назначается ответственная сторона, которая может составить план действий. В плане предлагаются корректирующие и предупреждающие действия с установленными сроками для устранения любых недостатков, выявленных в ходе аудита. Затем команда аудита оценивает план действий и может участвовать в проверке его последующей реализации. Процедуры проверки завершения плана действий должны быть согласованы между командой проверяемого проекта и аудиторской группой.
    В зависимости от политики организации руководителя проекта могут попросить заполнить опрос об удовлетворённости клиентов. Это считается лучшей практикой в мире аудита, поскольку позволяет внести вклад в процесс аудита и даёт гарантии того, что процесс проводится справедливо и профессионально.

Заказ аудита проектов

Для заказа аудита проектов и получения дополнительных консультаций по аудиту заходите в раздел КОНТАКТЫPMDoc.ru/about/Contacts