Если Вы участвуете в управлении проектами, возможно, Вы слышали о «зрелости ОУП». «Зрелый» офис управления проектами (ОУП, PMO) является результатом многолетнего пересмотра шаблонов и процессов, тестирования и настройки. Как правило, зрелый ОУП превратился из простого хранилища процесса в драйвер процесса, связанный со стратегией предприятия и помогающий согласовать процессы с этой стратегией.

Организационная зрелость в управлении проектами разделяется на четыре основных уровня:

  1. Уровень 1: В профессиональной деятельности компании установлен и используется профессиональный язык управления проектами. Что означает одинаковое понимание и использование понятийного аппарата и глоссария управления проектами всеми сотрудниками, участвующими в проектах.
  2. Уровень 2: Сотрудники, участвующие в проектах, умеют самостоятельно управлять несложными проектами и/или эффективно работать в команде управления комплексными проектами.
  3. Уровень 3: Создан пакет процедурно-регламентирующей документации, формализующий методологию управления проектами. Данная методология встроена в систему бизнес-процессов компании.
  4. Уровень 4: Установлены и применяются инструменты устойчивого развития – бенчмаркинг, реинжиниринг бизнес-процессов, система управления качеством (с использованием базовых процессов управления проектами ISO10006 или ISO21500).

Условия перехода на уровни

Условия, которые должна выполнить компания, чтобы соответствовать различным уровням зрелости:

Первый уровень зрелости

  1. В компании существует утверждённый глоссарий терминов по управлению проектами.
  2. Данный глоссарий легко доступен всем сотрудникам компании. Все новые сотрудники в обязательном порядке знакомятся с данным глоссарием, т.е. HR-департаментом налажен процесс терминологической подготовки сотрудников при приёме на работу.
  3. Все сотрудники компании, прямо или косвенно участвующие в проектах, прошли базовое обучение по управлению проектами. При этом базовый тренинг должен быть изменён с учётом глоссария компании. Инструктор должен на тренинге применять терминологию управления проектами, принятую в компании.

Второй уровень зрелости

  1. Существует и доведено сотрудникам краткое описание процессов управления проектами, применяемых в компании.
  2. Существуют и предоставлены сотрудникам шаблоны основных документов для управления проектами, а также последовательность и правила их заполнения и поддержания в актуальном состоянии.
  3. В компании существует элементарная информационная система управления проектами (например, единое хранилище проектных документов и/или календарь задач проектной команды).
  4. Компания прошла аудит, в результате которого продемонстрировала, что участники проектов одинаково понимают и используют процессы управления проектами, документы управления проектами и информационную систему управления проектами.

Третий уровень зрелости

  1. Существует и используется сотрудниками пакет регламентирующих процедур и шаблонов документов для инициации, планирования, исполнения, контроля и завершения проектов.
  2. В компании существует информационная система управления проектами, предоставляющая единое коммуникационное поле проектным командам.
  3. Компания прошла аудит, в результате которого продемонстрировала, что участники проектов используют методологию и информационную систему управления проектами.

Четвёртый уровень зрелости

  1. Налажен процесс внутреннего обучения новых сотрудников компании и новых участников проектов.
  2. Налажен процесс регулярной проверки знаний сотрудниками методологии управления проектами и используемой информационной системы управления проектами.
  3. Налажен процесс оформления накопленного опыта каждого завершённого (в том числе и закрытых досрочно) проекта с выработкой рекомендаций и внесением согласованных изменений в методологию и информационные инструменты управления проектами.

«Созревание» ОУП

«Созревание» ОУП — это процесс перехода ОУП через этапы от акцента на операционной эффективности к фокусированию на стратегической согласованности. Зрелый ОУП не просто следует указаниям руководства и описывает свои процессы принятия решений. Зрелый ОУП способствует принятию качественных решений, постоянно оценивая результаты решений и поддерживая их в соответствии со стандартами, которые регулярно пересматриваются и улучшаются. Зрелый ОУП обеспечивает качество, последовательность и точность.

ОУП становится зрелым за счёт улучшения текущего репозитория шаблонов, обучения, извлечённых уроков и передовых практик.

Наш подход к оценке зрелости ОУП

  1. Подготовка к оценке. На первом этапе уточняем цели и ожидания. Затем мы определяем ключевых стейкхолдеров и просматриваем уже имеющуюся информацию.
  2. Проведение оценки. Затем мы беседуем с ключевыми стейкхолдерами, чтобы получить представление о существующей ситуации. Мы выявляем разрывы между фактическим и желаемым уровнем зрелости, используя Maturity/Gap Analysis.
  3. Обсуждение рекомендаций. Далее определяем и обсуждаем рекомендации. Мы оцениваем ваш потенциал для улучшения, а также оптимальный путь внедрения.
  4. Создание дорожной карты. Наконец, создаётся дорожная карта, которая включает согласование, приоритезацию и поэтапность инициатив, включая подход к изменениям и налаживание коммуникации и управления.

Инструмент оценки зрелости ОУП

Наш инструмент для оценки зрелости разработан в виде вопросника, который измеряет ответы на определенные характеристики функций ОУП на каждом уровне зрелости. Ответам присваиваются баллы, которые затем суммируются, и результат представляется пользователю в графическом формате с диаграммами, показывающими следующие баллы:

  • Общий уровень зрелости
  • Уровень зрелости для каждой категории функций ОУП

Уровень считается достигнутым только в том случае, если на все вопросы, относящиеся к этому уровню и всем более низким уровням, дан положительный ответ. Путь улучшения указывается характеристиками, на которые был дан отрицательный ответ, что означает направление для улучшения.

Результаты

После завершения этой оценки зрелости вы можете рассчитывать на следующие результаты:

  1. Понимание текущего уровня зрелости ОУП
  2. Повышение осведомлённости о воспринимаемой ценности и эффективности вашего ОУП
  3. Стратегический план повышения зрелости вашего ОУП
  4. Конкурентное преимущество за счёт движения к более высокой зрелости ОУП

Заказ аудита ОУП

Для заказа аудита ОУП и получения дополнительных консультаций по аудиту заходите в раздел КОНТАКТЫPMDoc.ru/about/Contacts