Управленческое документирование проектов

Заметка содержит вложенный документ: ОСУП-О0-Положение ОСУП-О0-Положение «Положение об ОСУП».

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Словарь по экономике и финансам
Документирование — один из важнейших элементов в управлении проектами, но гонка за экономией времени и человеческих ресурсов, часто приводит к тому, что мы сознательно или впопыхах не уделяем управленческому документированию должного внимания. А напрасно! Разумная проектная бюрократия крайне полезна! Но понимаешь это только по прошествии некоторого времени…

Подписывайтесь на группу PMDoc в Facebook, и обсуждайте с коллегами вопросы документирования проектов

Глоссарий

Под термином «управленческое документирование» я подразумеваю документирование непосредственно процессов и результатов управления проектом. Прошу его не путать с «техническим» или «технологическим документированием», которое необходимо для описания продукта проекта. Часто техническое документирование регламентируется стандартами, правилами и нормами той отрасли, в которой выполняется проект. Более того, проект не будет считаться сданным, если не оформлена вся техническая документация.
Пачка документовВ некоторых отраслях, конечно, регламентируются и управленческие документы. К примеру, в строительстве существует СНиП 12-01-2004 «Организация строительства», в котором описаны документы, необходимые для грамотного документирования процессов управления строительством. Но, в любом случае, под «управленческим документированием» понимается разработка, оформление, распространение, хранение и учет документов, которые необходимы именно для обеспечения УПРАВЛЕНИЯ проектом; а под «техническим документированием» — документы, необходимые для технического описания продукта проекта, передачи результатов проекта пользователю, а также грамотной эксплуатации и ремонта продуктов проекта.

Для чего?

Практически каждый вход или выход процессов управления проектами в PMBOK является документом. Более того, добрая половина процессов PMBOK описывается как «процесс документирования» чего-либо. Поскольку авторитет PMBOK не вызывает сомнения, то остается разобраться как, зачем и, главное, на сколько глубоко необходимо документировать проектную деятельность?
Документы, в управлении проектом, выполняют следующие функции:

  1. Информационная функция определяется потребностью команды проекта в документировании, хранении, предоставлении и обмене информацией. Каждый документ обладает определенной «информационной ёмкостью», т.е. количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
  2. Управленческая функция, обеспечивающая процесс управления. В ней документ выступает как средство управления деятельностью, а также устанавливает или упорядочивает действия участников проекта.
  3. Юридическая функция – когда документ является письменным доказательством и источником права, как в случае с контрактами, лицензиями и пр.

Человечество не зря придумало и зарегламентировало делопроизводство. С одной стороны, это замедляет и усложняет саму деятельность, с другой стороны есть возможность в любой момент обратиться к «прошлому» и восстановить детальную картину и последовательность событий.
Если не придавать должного значения проектному делопроизводству, то наступает момент, когда уже не получается восстановить цепь событий и понять кто, когда и почему принял те или иные решения; на каком этапе и по каким причинам проект начал выбиваться из графика и бюджета; и т.д.
Итак, обобщая и дополняя вышесказанное, управленческое документирование:

  1. Дисциплинирует исполнителей за счет структуризации деятельности – напиши, как будешь делать; делай, как написал; оформи всё документально; а по окончании подведи итог.
  2. Позволяет в любой момент обратиться к прошлым наработкам и ничего не забудется.
  3. Обеспечивает учет деятельности и принятых решений.

Как?

Для описания того, как документировать управление проектами, я введу еще одно понятие – «живой документ». Это понятие родилось в многолетней практике управления проектами.
Когда даёшь задание сотруднику оформить тот или иной документ, он долго думает, ищет в интернет подобные документы, выбирает самый подходящий, удаляет из него всё противоречащее проекту, добавляет логотип и название компании, а также кое-какую отсебятину. После этого нам на стол ложится внушительный фолиант, который читать времени нет, но полистав и увидев пару грамотных и правильных моментов, даёшь, для проформы, несколько несущественных замечаний, после исправления которых, принимаешь работу. В итоге такого мартышкиного труда в библиотеке проекта скапливается огромное количество абсолютно бесполезной «воды»… А как быть по-другому? Ведь если сотрудник, уйдя на три дня в работу над документом, в итоге притащит две странички (одна из которых титульный лист), то ему психологически трудно будет показывать его шефу, а шефу будет психологически трудно такое принимать – «И чё? Это всё? А чё ты три дня делал?» — и понеслись выяснения, «мотивация» и поучения по тайм менеджменту и дороговизне трудочаса.
А ведь известно, что Краткость – сестра Таланта, а Томас Эдисон к этому добавил, что Genius is 1% Inspiration and 99% Perspiration. Т.е. Краткость еще и сестра Тяжелого Труда. Поэтому нужно просить сотрудников выпускать только «обезвоженные» документы, как показатель того, что они действительно работали над документом. Пусть на одну страницу, но только полезная информация и данные. Тем более что управление проектом – это итерационное повторение процессов и «значительные изменения, происходящие на протяжении жизненного цикла проекта, приводят к необходимости вновь вернуться к одному или нескольким процессам планирования, а, возможно, и к процессам инициации. Эта последовательная детализация плана управления проектом часто называется «планированием набегающей волной», что указывает на то, что планирование и документирование – повторяющиеся и постоянно идущие процессы» (цитата из PMBOK® Guide, 4th Edition).
«Обезвоженный» документ, позволяет работать в проекте только с конкретикой, а если нужно что-то добавить и исправить, то нужно просто выпустить новую редакцию данного документа. С помощью такой простой технологии получаешь те самые «живые» документы, которые рождаются, растут и живут вместе с проектом. Кстати, самым идеальным вариантом рождения документов является использование шаблонов. Если есть время заранее прописать состав, хотя бы основных, документов и подготовить для них шаблоны, то экономия времени на документирование позволяет сотрудникам сосредоточиться на других важных задачах, а унификация документооборота приводит к:

  1. облегчению документирования,
  2. единому пониманию шаблонов и
  3. единому восприятию информации в документах.

Насколько детально?

Здесь можно скачать «Положение об общем стандарте управления проектами» сайта PMDoc, содержащий полный перечень документов, описанных в PMBOK. Но, по большому счету, для нормального документирования требуются следующие шаблоны, описанные ниже.

  1. Для инициации проекта:
    • Экономическое обоснование используется для оправдания финансовых инвестиций в проект, а также определяет затраты и выгоды так, чтобы было понятно, какая ожидается рентабельность инвестиций.
    • Устав проекта документирует цели, содержание, команду, временнЫе рамки и результаты.
  2. Для планирования проекта:
    • Расписание проекта включает все операции, которые требуется выполнить в проекте от начала до конца. Каждая операция должна быть спланирована так, чтобы было понятно, кто, что и когда должен сделать. Результатом согласования и утверждения сроков проекта является Базовое расписание.
    • Требования к ресурсам операций документируют ресурсы, такие как персонал, оборудование и материалы, требуемые проекту.
    • Базовый план выполнения стоимости включает согласованный и утвержденный бюджет проекта с временными фазами. Используется для сравнения фактических расходов с запланированными.
    • Базовый план по содержанию определяет и структурирует объемы работ проекта.
    • План управления коммуникациями определяет взаимоотношения в проекте таким образом, чтобы правильная информация поступала правильным людям в правильное время.
    • План управления качеством устанавливает качественные критерии, для того чтоб результаты проекта соответствовали ожиданиям Заказчика.
    • Реестр рисков определяет и документирует вероятность и последствия рисков проекта. С его помощью, можно адекватнее управлять рисками и влиять на события, способные повлиять на сроки или бюджет проекта.
  3. Для исполнения проекта:
  4. Для мониторинга и контроля проекта:
    • Запросы на изменения документируют каждое изменение в содержании проекта. Таким образом, можно контролировать и отслеживать изменения в проекте. Все изменения можно также фиксировать в Журнале изменений, чтобы видеть все изменения одним списком.
    • Бюджетные прогнозы отслеживают и прогнозируют стоимость проекта. Также любые затраты в проекте должны быть формально согласованы и оформлены, чтобы в любое время можно было проверить, находится ли проект в рамках Базового плана выполнения стоимости.
    • Отчеты об исполнении содержат упорядоченное и обобщенное представление информации о выполненных работах, расчеты и параметры прогнозирования, и результаты анализа исполнения и состояния работ проекта.
  5. Для завершения проекта:
    • Акты выполненных работ формально завершают проект, фазу проекта или контракт. Также, по завершению проекта, документируются все мероприятия, необходимые для надлежащего закрытия проекта, включающие высвобождение членов команд, подрядчиков, оборудования и оставшихся материалов.
    • Документация по накопленным знаниям содержит причины проблем и отклонений, обоснования в пользу выбора того или иного корректирующего воздействия и другие знания, накопленные в процессе реализации проекта. Накопленные знания оформляются в виде документов на протяжении всего жизненного цикла проекта (но обязательно, как минимум, в процессе завершения проекта) для того чтобы стать частью исторической базы данных как для данного проекта, так и для всей компании.
    • Историческая информация по завершенному проекту оформляется во время анализа успешности проекта и документирования результатов для Спонсора. Таким образом, указывается, были ли цели проекта достигнуты в запланированные сроки и бюджет. Документы и данные по выполненным проектам являются входной Исторической информацией для последующих проектов.

Помимо указанных документов, проект также содержит корреспонденцию, служебные записки, протоколы совещаний и другие документы, описывающие проект. Данная информация должна в максимально возможной и надлежащей степени поддерживаться в организованном состоянии. Члены команды проекта также могут вести журнал или реестр документов проекта, которые могут быть физическими или электронными.
Каждый раз, начиная новый проект, Руководитель проекта должен выбрать необходимую и достаточную глубину документирования управленческой деятельности для того чтоб документировать проект быстро и эффективно.

Удачи в документировании Ваших проектов!
Заметка содержит вложенный документ: ОСУП-О0-Положение ОСУП-О0-Положение «Положение об ОСУП».

0 ответы

Оставить ответ

Хотите присоединиться к дискуссии?
Не стесняйтесь вносить свой вклад!

Добавить комментарий